Der offizielle Rechnungsschluss der ETH für das Jahr 2020 ist Mittwoch, 16.12.2020. Bitte stellt sicher, dass FNC die letzten Rechnungen am Dienstag, 15.12.2020 erhält.

Rechnungen via ETHIS

Wenn Ihr den elektronischen Workflow der Rechnungsbearbeitung in ETHIS nutzt, sendet FNC ab sofort einen Screenshot der Rechnungen ab Fr 5000.–.Auf dem Screenshot sollte die Rechnung mit Kontierung und Lieferant ersichtlich/lesbar sein. Diese Rechnungen und alle anderen Rechnungen bearbeitet in ETHIS bitte wie gewohnt.

Stellt selber sicher, dass die letzten Rechnungen in ETHIS bis am Mittwoch, 16.12.2020 um 16 Uhr genehmigt werden. Vielen Dank!

Rechnungen Papier / Rechnungen per E-Mail (PDF)

Wenn Ihr Eure Rechnungen in Papierform oder als PDF per E-Mail an FNC (fnc@library.ethz.ch) weiterleitet, dann sendet diese bitte weiterhin wie gewohnt fortlaufend an FNC. Stellt sicher, dass die letzten Rechnungen bis am Dienstag, 15.12.2020 bei FNC eintreffen. Beachtet auch allfällige Postwege! Besser ist es, die letzten kurzfristig eintreffenden Rechnungen per E-Mail an FNC zu senden.

Debitorenrechnungen

Rechnungen an Kundinnen und Kunden müssen bis spätestens 16.12.2020 in ETHIS erfasst sein, um noch in 2020 versandt werden zu können. FNC empfiehlt die Debitorenrechnungen frühzeitig zu erfassen.

Abrechnungen berufliche Auslagen

Bitte sendet uns Eure Belege für Dienstreisen oder berufliche Ausgaben ebenfalls bis Dienstag, 15.12.2020 zu. Das ETH Hauptgebäude ist über die Weihnachtsfeiertage geschlossen, deshalb gilt für die ETH-Bibliothek ein anderer Termin als der offizielle der ETH. Auch hier gilt, dass die Anträge in ETHIS bis Mittwoch, 16.12.2020 um 16 Uhr bestätigt und von den Budgetverantwortlichen genehmigt werden müssen.

Kreditkartenabrechnungen

Die Kreditkartenabrechnungen November werden noch normal verarbeitet. Bitte sendet FNC die Belege möglichst rasch zu.

Die Abrechnungen Dezember 2020 werden erst im Januar 2021 bearbeitet. Sollte eine Bearbeitung unbedingt noch im 2020 erfolgen, so nehmt bitte mit FNC Kontakt auf und sendet uns die Kreditkartenbelege fortlaufend zu.

HR-Workflows

Letzte Genehmigungen von HR-Workflows sind bis 10.12.2020 möglich. Bei Fragen hierzu bitte direkt mit POD Kontakt aufnehmen (pod@library.ethz.ch).

Kein Versand via interne Post von Abrechnungsformularen

Wir bitten Euch ab Mittwoch, 02.12.2020 keine Formulare «Abrechnung für im Auftrag der ETH geleisteten Dienste» und «Abrechnung für Gastreferenten» in die interne ETH Post zu geben. Übergebt diese Formulare vollständig mit allen Beilagen an FNC der ETH-Bibliothek. FNC sorgt für die rechtzeitige Weiterleitung an die zentrale Finanzabteilung oder an die Personalabteilung der ETH.

Genehmigungen

FNC bittet alle Budgetverantwortlichen und Budgetmanager/innen am Mittwoch, 16.12.2020 dafür zu sorgen, dass alle offenen Vorgänge in ETHIS noch bis 16 Uhr genehmigt werden. Bitte teilt Eure Erreichbarkeit an diesem Tag Euren Budgetassistentinnen und -assistenten und FNC mit.

Rechnungen, die bereits für das Jahr 2021 eintreffen, bitte erst ab Januar 2021 in ETHIS erfassen.

Bei Unklarheiten oder Fragen wendet Euch bitte unbedingt direkt an FNC der ETH-Bibliothek: fnc@library.ethz.ch.