FNC erhält zurzeit sehr viele Rechnungen von ganz verschiedenen Stellen der ETH-Bibliothek. Um die zügige Bearbeitung zu gewährleisten und für alle den administrativen Aufwand möglichst gering zu halten, bitten wir folgende Punkte zu beachten:

• Grundsätzlich bitte Rechnungen immer zügig an FNC zur Bezahlung weiterleiten um Mahnungen zu vermeiden.
  
• Rechnung auf Papier: Prüfen, ob die Rechnung in Ordnung ist (z.B. Ware angekommen / Dienstleistung erbracht) und immer visieren.
  
• Rechnung per E-Mail: Prüfen und weiterleiten an fnc@library.ethz.ch. In der E-Mail «visieren», also schreiben, dass sie ok ist. Wenn eine E-Mail-Rechnung zusätzlich noch per Post an FNC gesandt wird, bitte einen entsprechenden Hinweis machen.
  
• Kurze Erklärungen wofür eine Rechnung ist, helfen uns, das richtige Sachkonto auszuwählen und ersparen Rückfragen.
  
• Mahnungen: Bitte immer eine Kopie der Originalrechnung verlangen. Mahnungen allein werden von der zentralen Finanzstelle nicht zur Zahlung akzeptiert.
  
• Rechnungen über CHF 10 000 brauchen immer vorgängig einen Beschaffungsantrag! Bei variablen Kosten empfehlen wir schon ab CHF 9000 einen Beschaffungsantrag einzureichen, so gibt es bei allfälliger Überschreitung der Kosten keine Probleme bei der Bezahlung der Rechnung.

Bitte setzt FNC oder Mitarbeiterinnen von FNC nicht auf E-Mail-Verteillisten von Lieferanten. Die Rechnungen per E-Mail müssen in den Sektionen eingehen und können erst nach Prüfung an FNC weitergeleitet werden.

Die zentralen Finanzstellen der ETH prüfen die Rechnungen und deren Kontierungen sehr streng. Das Controlling wurde verschärft.

Besten Dank für Eure Mitarbeit. Bei Fragen steht FNC gerne zur Verfügung: fnc@library.ethz.ch