Nachdem im Februar 2023 der Zuschlag für das Nachfolgesystem von Cumulus vergeben werden konnte, hat das Projektteam von E-PICS3 zusammen mit den Firmen brix (Integrator des neuen Systems) und Advellence (Hersteller des Digital Asset Management Systems Sharedien) in den letzten 12 Monaten intensiv gearbeitet, um die Migration der E-Pics Daten vorzubereiten.

Dazu musste u.a. das Datenmodell definiert, das System Sharedien konfiguriert, der Migrationsplan ausgearbeitet und das Migrationsskript mittels Testmigrationen getestet werden. Nachdem mehrere Fehler in Migrationsskript und der Software behoben werden konnten, war Anfang April 2024, mit zweimonatiger Verzögerung, alles bereit, so dass die Migration starten konnte.

Als erster E-Pics Katalog soll jener des Bildarchivs migriert werden. Es handelt sich dabei mit rund 1.3 Mio. Daten um den grössten und auch komplexesten Katalog von E-Pics.

Am Donnerstag, 4.4.2024 konnte der Export der Bilder und deren Metadaten des Bildarchivs aus Cumulus, dem abzulösenden System, gestartet werden. Um sicherzustellen, dass keine Daten im System mehr verändert werden, wurden die Bearbeitungsrechte der Mitarbeitenden des Bildarchivs in Cumulus entfernt. Der Start der Datenmigration in Sharedien erfolgte am Mittwoch, 17.4.2024.

Das Team des Bildarchivs wird während der gesamten Migrationszeit nicht mit Cumulus arbeiten können, d.h. es können keine neuen oder bestehenden Bilder oder Metadaten erfasst oder geändert werden.

Die Migration der Bildarchivdaten dauert voraussichtlich bis im Juli 2024. Anschliessend werden die 27 weiteren E-Pics-Kataloge iterativ migriert werden. Der Go-Live für das neue System Sharedien und das neue Frontend ist nach den Sommerferien 2024 geplant.

Das Projektteam und das Team des Bildarchivs freuen sich, Sharedien und das neue Frontend anura in einigen Monaten in Betrieb nehmen zu können.

Bei Fragen zum Projekt E-PICS3 stehen die Co-Projektleiterinnen Barbara Wittwer (Professional Software Applications) und Samantha Foulger (E-Publishing) gerne zur Verfügung.