Miklos Frank vom Team Spezialbibliotheken Zentrum

Das Team der Spezialbibliotheken Zentrum (SBZ) gehört zur Gruppe Bibliothek Zentrum (BIZ), die sich um das operative Bibliotheksgeschäft kümmert. Hier sind auch die direkten Schnittstellen zu unseren Kundinnen und Kunden an den verschiedenen Ausleih- und Informationsschaltern. Miklos betreut neben seiner Arbeit an den verschiedenen Informationsdesks zudem die beiden Chats der ETH-Bibliothek (WhatsApp und den Chat auf der Webseite) und informiert die beteiligten Kolleginnen und Kollegen über Neuerungen, die zur Beantwortung notwendig sind. In der täglichen Arbeit mit swisscovery und Alma ist er einer derjenigen, die den komplexen Registrierungsprozess durchschauen und allen Mitarbeitenden bei der Unterstützung der Kundinnen und Kunden mit Rat und Tat zur Seite stehen. Gemeinsam mit den IT-Services (BIT) übernimmt er die Aufgabe, die noch vorhandenen Stolpersteine dieses komplexen Prozesses aufzulösen.

Miklos, gerne möchten wir von Dir erfahren: Was bedeutet für Dich persönlich der Wechsel zu SLSP?

Der Wechsel zu SLSP verspricht für unsere Kundinnen und Kunden eine Ausweitung des Angebots und moderne Abläufe für die Erfüllung ihrer Informationsbedürfnisse.

Für uns in der Benutzung stehen diese Bedürfnisse im Vordergrund und ich freue mich darüber, wenn eine Kundin, ein Kunde durch diese erweiterten Möglichkeiten schneller und einfacher zu den benötigten Dokumenten kommt. Der englische Begriff «fulfillment» umschreibt den Anspruch gut: wir erfüllen diese Bedürfnisse und wenn wir durch das neue Bibliotheksnetzwerk dieser Aufgabe besser gerecht werden können, macht dies unsere Arbeit entsprechend befriedigender.

Was sind oder waren Deine Kernaufgaben im Projekt «ETH goes SLSP» (EgS) resp. Change NEBIS (CN)? Ich habe mich als Multiplier etwas früher und tiefer in die neue Bibliotheksmanagement-Software Alma einarbeiten können und habe in dieser Funktion unsere Functional Experts im Bereich Benutzung bei der Schulung unserer Mitarbeitenden an der Front unterstützt.

Dabei konnte ich auch etwas zur Entwicklung der Schulungsunterlagen und der internen Dokumentation beitragen. Zusätzlich habe ich mich mit dem Benutzermanagement unter SLSP beschäftigt und leiste intern und extern Support bei der Begleitung der Kundinnen und Kunden beim doch teilweise etwas komplizierteren Anmeldeprozedere.

Was waren Deine Aufgaben in der Vorbereitung auf die Umstellung auf Alma / swisscovery?

Neben den Tätigkeiten als Multiplier konnte ich dem Projektteam auch bei unterschiedlichen Funktionstests Arbeit abnehmen und so helfen sicherzustellen, dass das System bei Go-live auch für die Kundinnen und Kunden verlässlich zur Verfügung stand.

Wann war für Dich die anspruchsvollste Phase (im Projekt) und was hat Dich in dieser Zeit am meisten beschäftigt?

Der Zeitrahmen, der für die Schulung zur Verfügung stand, war aus unterschiedlichen Gründen herausfordernd: einerseits konnten die Schulungen aufgrund des engen Zeitplans seitens SLSP erst relativ spät begonnen werden, andererseits mussten diese auch einige Wochen vor dem Go-live abgeschlossen werden, weil wir aus technischen Gründen nicht bis unmittelbar vorher direkt am System schulen konnten.

Eine straffe Planung der Schulungen war sehr wichtig, damit alle Mitarbeitenden vom ersten Tag des neuen Systems an die notwendigen Kenntnisse besassen und die alltäglichen Aufgaben in Ausleihe und Beratung wahrnehmen konnten. Gleichzeitig haben sich selbst in dieser Phase noch einzelne Details und Prozesse weiterentwickelt und verfeinert, sodass wir in der Gestaltung der Schulungsinhalte doch auch flexibel sein mussten.

Wie hat sich Deine Arbeit verändert, oder wird sich verändern, aufgrund der Umstellung zu swisscovery / Alma / SLSP? Gibt es eine positive Umstellung, ist etwas herausfordernder geworden?

Gerade die Monate unmittelbar nach der Umstellung auf SLSP fordern eine Bereitschaft, schnell auf sich verändernde Umstände reagieren zu können. Ein neues System bringt von Natur aus viele Unwägbarkeiten mit sich und wir sind viel damit beschäftigt, all die unterschiedlichen Problemfälle im Sinne der Kundinnen und Kunden zu bearbeiten. Viele von diesen konnten nicht vorhergesehen werden und es ist auch einiges an Kreativität gefordert, um möglichst gute Lösungen zu finden. Etwas vom Schönsten, was sich sicherlich nicht geändert hat, sind das grosse Verständnis und die Dankbarkeit, die uns die Kundinnen und Kunden entgegenbringen. Die grossen Anstrengungen, die im Laufe dieses Projektes von den Beteiligten geleistet wurden, werden von ihnen wahrgenommen und dies wird uns gegenüber auch wertschätzend kommuniziert. Das ist natürlich sehr wohltuend!

Es wird sehr spannend werden zu sehen, wie sich all die noch rauen Ecken und Kanten, die sich bei swisscovery und dem Bibliotheksnetzwerk allgemein noch zeigen, in der kommenden Zeit langsam glätten werden und sich unsere alltägliche Arbeit im Kontakt mit den Kundinnen und Kunden im neuen System entwickelt.

Vielen Dank für das Interview, Miklos!

Über die Miniserie «Go-live von swisscovery – Ein Blick hinter die Kulissen»
Die Umstellung zur neuen Rechercheplattform ETH-Bibliothek @ swisscovery ist erfolgt. Betrieben wird swisscovery von der Swiss Library Service Platform, kurz SLSP. Die SLSP wurde von 15 Hochschulen ins Leben gerufen. Bis heute haben sich schweizweit 475 Bibliotheken angeschlossen. Doch wie läuft es hinter den Kulissen der ETH-Bibliothek? Welche Herausforderungen gibt es und wie geht es weiter? In der KiK-Magazin-Miniserie berichten Euch Kolleginnen und Kollegen der ETH-Bibliothek in Interviews, was sie in der Zeit vor der Umstellung beschäftige und nach Go-live weiterhin auf Trab hält.

Weitere Beiträge in der Miniserie