Das Projekt Change NEBIS startete im Sommer 2017, um die Veränderungen im NEBIS-Verbund und der Sektion Corporate Services (COS) zu begleiten, welche durch die Lancierung von SLSP ausgelöst wurden. Nach vier Jahren wurde das Projekt im Juni 2021 erfolgreich abgeschlossen. Bevor die NEBIS-Geschichte definitiv zu Ende geht, möchten wir Euch Projekt-Highlights präsentieren:
Die NEBIS-Daten ziehen um
Ein Schwerpunkt des Projekts lag auf der erfolgreichen Migration bzw. Lieferung der NEBIS-Daten zu SLSP. Zur Vorbereitung hat Change NEBIS hunderte maschinelle und manuelle Daten-Bereinigungen ausgeführt.
Nach den ersten zwei Testmigrationen im Jahr 2019 wurde Anfang des Jahres 2020 die letzte und entscheidende dritte Testmigrationen umgesetzt. Es war die erste Migration mit sämtlichen NEBIS-Daten und damit wegweisend für die finale Migration.
Im Herbst 2020 wurde die finale Datenmigration durchgeführt. Die Daten aus Aleph und SFX wurden für die Migration vorbereitet, extrahiert und an Ex Libris gesandt.
Damit waren die Migrationsarbeiten seitens NEBIS abgeschlossen. Die Systemlieferantin Ex Libris hat anschliessend die Daten aufbereitet und diese in die jeweiligen Institution Zones von Alma geladen. Parallel dazu wurden die bibliografischen Daten der Verbünde von swissbib zusammengeführt und in die Network Zone geladen.
Die finale Datenmigration des NEBIS-Verbunds war eine Herkulesaufgabe, die aufgrund einer umsichtigen Planung und eines gut eingespielten Teams erfolgreich abgeschlossen werden konnte.
Der NEBIS-Verbund löst sich auf
Mit kontinuierlicher Informationsversorgung hat Change NEBIS die NEBIS-Bibliotheken durch die letzte Phase von NEBIS begleitet. Mit mehr als 70 Blogposts und E-Mails wurden die Bibliotheken zeitnah über notwendige Mutations- und Bereinigungsarbeiten, über den Ablauf der Migration, die Endkundenkommunikation und den notwendigen Parallelbetrieb von Aleph und Alma informiert.
Eine der grossen Frage war, wie die noch offenen Ausleihen der Benutzenden in das neue System migriert werden und wie die Rückgabe im alten System organisiert wird. Man entschied, nach dem Go-live die beiden Systeme Aleph und Alma für knapp vier Monate parallel weiterlaufen zu lassen und somit einen geordneten Übergang zu gewährleisten – und dies mit möglichst wenig Bücherverlust und Umständen für die Benutzenden.
Aus Datenschutzgründen übertrug man keine Benutzungsdaten in das neue System. Somit mussten sich alle Benutzenden für das Nachfolgesystem Alma neu registrieren, was eine grosse Herausforderung für die NEBIS-Bibliotheken bedeutete. Die Begleitinformation zum Neueinschreibungsprozess und dem Parallelbetrieb wurde zuhanden der Bibliotheken und den Endkunden koordiniert, aufbereitet und fristgerecht auf allen Kommunikationskanälen des NEBIS-Verbundes publiziert.
Weitere Aufgaben waren der Abbau des NEBIS-Ausleihverbundes, der Abschluss der NEBIS-Gebührenverwaltung und der NEBIS-Jahresbeitragsrechnung und natürlich auch die fristgerechte Kündigung aller Verträge von NEBIS mit Lieferanten, Systemanbietern und den NEBIS-Bibliotheken.
Bis Ende April 2021 wurden alle Services des NEBIS-Verbundes zurückgebaut und sämtliche NEBIS-Systeme abgeschaltet. Die korrekte Archivierung der ausserordentlichen NEBIS-Geschichte, seien es Dokumente in Papierform oder elektronische Daten und Informationen, ist sichergestellt.
Die Kolleginnen und Kollegen der NEBIS-Verbundzentrale (NVZ) ziehen weiter
Mit der Auflösung des NEBIS-Verbunds neigten sich auch die Arbeiten der NVZ dem Ende zu.
Zu Beginn des Projekts im Jahr 2017 sorgten sich in der NVZ elf Kolleginnen und Kollegen um den reibungslosen Ablauf und den geschätzten Kundenservice im NEBIS-Verbund. Mit der Planung von SLSP und der absehbaren Auflösung des NEBIS-Verbunds im Jahr 2021 wurde die NVZ im Laufe der vier Jahre personell verkleinert. Neben natürlichen Abgängen konnte eine bedeutende Personaltransition zur SLSP AG in die Wege geleitet werden. Insgesamt wechselten sechs ehemalige NVZ-Mitarbeitende zwischen 2019 und 2020 definitiv zur SLSP AG und brachten dort ihr wertvolles Knowhow in den Aufbau der neuen Plattform ein.
Ab Ende 2020 arbeiteten neben dem Verbundleiter Andreas Kirstein und der Verbundkoordinatorin Madeleine Völlmin noch drei Kolleginnen in der Verbundzentrale: Fabienne Günter, Heidi Hänni und Christina Mathari. Fabienne Günter erhielt eine befristete Anschlusslösung in der Graphischen Sammlung und verlässt die ETH-Bibliothek per 30.06.2021. Heidi Hänni geht per 31.08.2021 in den wohlverdienten Ruhestand und Christina Mathari wechselt per 01.07.2021 in die Gruppe Innovation & Networking (INN).
Abschied von NEBIS und Danksagung
Mit SLSP wurde der NEBIS-Verbund abgelöst. Change NEBIS hatte zur Aufgabe, diese emotional schwierige und technisch herausfordernde Auflösung durchzuführen. Die Mitarbeitenden im Projekt gaben ihr Bestes, die NEBIS-Kundinnen und -Kunden auf die SLSP-Ära vorzubereiten, den NEBIS-Verbund ordentlich zurückzubauen und den geschätzten Kolleginnen und Kollegen aus der NVZ spannende Anschlusslösungen anzubieten.
Ein herzliches Dankeschön an das Projektteam Change NEBIS 2020/2021 und an alle weiteren beteiligten Kolleginnen und Kollegen aus der ETH-Bibliothek. Stossen wir in Gedanken auf einen erfolgreichen Abschluss des Projekts und insbesondere auf ein erfolgreiches Ende des NEBIS-Verbunds an!