Offizieller Rechnungsschluss 2023 der ETH Zürich: 14.12.2023 – Rechnungen bitte bis 13.12.2023 an FNC der ETH-Bibliothek.

Der offizielle Rechnungsschluss der ETH für das Jahr 2023 ist Donnerstag, 14.12.2023. Bitte stellt sicher, dass FNC die letzten Rechnungen am Mittwoch, 13.12.2023 erhält und fordert dementsprechend die Rechnungen für Leistungen aus dem Jahr 2023 rechtzeitig bei euren Lieferanten ein.

• Rechnungen via ETHIS:
  Wenn Ihr den elektronischen Workflow der Rechnungsbearbeitung in ETHIS nutzt, dann bearbeitet diese Rechnungen wie gewohnt in ETHIS. FNC braucht keine Kopien der Rechnungen. Bitte beachtet, dass die Verantwortung für die termingerechte Bearbeitung in den Sektionen liegt. Stellt selber sicher, dass die letzten Rechnungen in ETHIS bis am Donnerstag, 14.12.2023 um 16 Uhr genehmigt werden. Vielen Dank!

• Rechnungen Papier / Rechnungen per E-Mail (PDF):
  Wenn Ihr Eure Rechnungen in Papierform oder als PDF per E-Mail an FNC (fnc@library.ethz.ch) weiterleitet, dann sendet diese bitte weiterhin wie gewohnt fortlaufend an FNC. Stellt sicher, dass die letzten Rechnungen bis am Mittwoch, 13.12.2023 bei FNC eintreffen. Beachtet auch allfällige Postwege! Besser ist es, die letzten kurzfristig eintreffenden Rechnungen per E-Mail an FNC zu senden.

• Debitorenrechnungen:
  Rechnungen an Kundinnen und Kunden müssen bis spätestens 14.12.2023 in ETHIS erfasst sein, um noch in 2023 versandt werden zu können. FNC empfiehlt die Debitorenrechnungen frühzeitig zu erfassen.

• Abrechnungen berufliche Auslagen:
  Bitte sendet uns Eure Belege für Dienstreisen oder berufliche Ausgaben ebenfalls bis spätestens Mittwoch, 13.12.2023 zu. Die ETH-Bibliothek ist über die Weihnachtsfeiertage geschlossen, deshalb gilt für die ETH-Bibliothek ein anderer Termin als der offizielle der ETH. Auch hier gilt, dass die Anträge in ETHIS bis Donnerstag, 14.12.2023 um 16 Uhr bestätigt und von den Budgetverantwortlichen genehmigt werden müssen.

• Kreditkartenabrechnungen:
  Die Kreditkartenabrechnungen November werden noch normal verarbeitet. Bitte sendet FNC die Belege möglichst rasch zu. Die Abrechnungen Dezember 2023 werden wohl erst im Januar 2024 bearbeitet. Sollte eine Bearbeitung unbedingt noch im 2023 erfolgen, so nehmt bitte mit FNC Kontakt auf und sendet uns die Kreditkartenbelege fortlaufend zu.

• HR-Workflows:
  Letzte Genehmigungen von HR-Workflows sind bis Freitag, 8.12.2023 möglich. Bei Fragen hierzu bitte direkt mit POD Kontakt aufnehmen (pod@library.ethz.ch). Bitte sendet auch die Formulare «Abrechnung für im Auftrag der ETH geleisteten Dienste» und «Abrechnung für Gastreferenten» vollständig mit allen Beilagen frühzeitig an FNC (fnc@library.ethz.ch). Diese Formulare müssen ebenfalls bis spätestens 8.12.2023 bei der zentralen HR Abteilung eintreffen.

• Genehmigungen:
  FNC bittet alle Budgetverantwortlichen und Budgetmanager:innen am Donnerstag, 14.12.2023 dafür zu sorgen, dass alle offenen Vorgänge in ETHIS noch bis 16 Uhr genehmigt werden. Bitte teilt Eure Erreichbarkeit an diesem Tag Euren Budgetassistentinnen und -assistenten und auch FNC mit. Vielen Dank!

Rechnungen, die bereits für das Jahr 2024 eintreffen, bitte erst ab Januar 2024 in ETHIS erfassen.
Bei Unklarheiten oder Fragen wendet Euch bitte unbedingt direkt an FNC der ETH-Bibliothek: fnc@library.ethz.ch.