Wie bereits im KiK-Magazinbeitrag vom März 2022 kommuniziert wurde, muss die bisher für E-Pics betriebene Software Cumulus (Firma Canto) abgelöst werden, da diese auf Ende 2023 ihr End-of-Life erreicht. Nach einer intensiven Evaluation konnte am 08. Februar 2023 der Zuschlag an die Brix IT Solutions GmbH, Allschwil erteilt werden. Brix wird als Integratorin tätig sein. Cumulus wird durch die Digital Asset Management Software Sharedien (Firma Advellence) ersetzt werden. Es handelt sich dabei um eine Cloud-Lösung.

Von September bis Dezember 2022 hat das E-PICS3-Evaluationsteam, bestehend aus Samantha Foulger, Forschungsdienstleistungen (FDL), Nicole Graf, Sammlungen und Archive (SAR), Nadine Grubenmann, Corporate Services (COS), Erich Scherer (COS) und Barbara Wittwer (COS) mit Unterstützung von Barbara Wiederkehr (COS) die im Rahmen der Welthandelsorganisations (WTO)-Ausschreibung eingegangenen Offerten der fünf Anbieter detailliert geprüft und bewertet. Drei Anbieter konnten im November zu einer jeweils vierstündigen Online-Präsentation eingeladen werden. Die Präsentationen ermöglichten dem Evaluationsteam und weiteren Kolleg:innen der ETH-Bibliothek einen ersten Eindruck der Firma und des Produktes zu erhalten.

Mittels Testinstallationen der angebotenen Systeme konnten die Evaluationsteam-Mitglieder prüfen, wie gut die Anforderungen erfüllt werden. Anschliessend fand die Bereinigung der Angebote statt.

In der Evaluation der Angebote erreichte Brix mit der Software Sharedien die höchste Punktzahl. Das Unternehmen hinterliess sowohl bei den eingereichten Unterlagen als auch bei der Präsentation einen überzeugenden Eindruck. Sharedien ist eine moderne, cloud-native Lösung, die den Cloud-Anforderungen der ETH Zürich entspricht und langfristig im Einsatz sein wird. Die Software kann mit minimalen Anpassungen eingesetzt werden. Sie erfüllt die Anforderungen an eine E-Pics-Ersatzsoftware sehr gut und ist einfach zu bedienen. Sowohl Brix als auch der Hersteller der Software Sharedien, die Advellence Solutions AG, sind Schweizer Unternehmen.

Das Projekt E-PICS3 wird nach den Vertragsverhandlungen in die Einführungs- und Migrationsphase starten. Da Cumulus Ende 2023 sein End-of-Life erreicht, soll der Grossteil der Kataloge bis Ende 2023 migriert sein.

Das Evaluationsteam freut sich, mit Sharedien eine Softwarelösung gefunden zu haben, die den neusten technischen Anforderungen entspricht und überzeugt. Mit der Firma Brix konnte zudem eine kompetente Partnerin in der Schweiz gefunden werden.

Ihr möchtet mehr über die Welthandelsorganisations (WTO)-Ausschreibung erfahren? Die Co-Projektleitung wird zusammen mit Barbara Wiederkehr in der März-Ausgabe von Bibliothek aktuell (07. und 09. März 2023) über die Erfahrungen, die sie während der Evaluation gemacht haben, berichten.