Der offizielle Rechnungsschluss der ETH Zürich für das Jahr 2022 ist Donnerstag, 15. Dezember 2022. Bitte stellt sicher, dass Finanzen und Controlling (FNC) die letzten Rechnungen am Mittwoch, 14. Dezember 2022 erhält und fordert dementsprechend die Rechnungen für Leistungen aus dem Jahr 2022 rechtzeitig bei Euren Lieferanten ein.
Rechnungen via ETHIS
Wenn Ihr den elektronischen Workflow der Rechnungsbearbeitung in ETHIS nutzt, dann bearbeitet diese Rechnungen wie gewohnt in ETHIS. FNC braucht keine Kopien der Rechnungen. Bitte beachtet, dass die Verantwortung für die termingerechte Bearbeitung in den Sektionen liegt.
Stellt bitte sicher, dass die letzten Rechnungen in ETHIS bis am Donnerstag, 15. Dezember 2022, um 16.00 Uhr genehmigt werden. Vielen Dank!
Rechnungen Papier / Rechnungen per E-Mail (PDF)
Wenn Ihr Eure Rechnungen in Papierform oder als PDF per E-Mail an FNC weiterleitet, dann sendet diese bitte weiterhin wie gewohnt fortlaufend an FNC. Stellt sicher, dass die letzten Rechnungen bis am Mittwoch, 14. Dezember 2022 bei FNC eintreffen. Beachtet auch allfällige Postwege! Besser ist es, die letzten kurzfristig eintreffenden Rechnungen per E-Mail an FNC zu senden.
Debitorenrechnungen
Rechnungen an Kundinnen und Kunden müssen bis spätestens 15. Dezember 2022 in ETHIS erfasst sein, damit diese noch im laufenden Jahr versandt werden können. FNC empfiehlt die Debitorenrechnungen frühzeitig zu erfassen.
Abrechnungen berufliche Auslagen
Bitte sendet uns Eure Belege für Dienstreisen oder berufliche Ausgaben ebenfalls bis spätestens Mittwoch, 14. Dezember 2022 zu. Die ETH-Bibliothek ist über die Weihnachtsfeiertage geschlossen, deshalb gilt für die ETH-Bibliothek ein anderer Termin als der offizielle der ETH. Auch hier gilt, dass die Anträge in ETHIS bis Donnerstag, 15. Dezember 2022, um 16.00 Uhr bestätigt und von den Budgetverantwortlichen genehmigt werden müssen.
Kreditkartenabrechnungen
Die Kreditkartenabrechnungen November werden noch normal verarbeitet. Bitte sendet FNC die Belege möglichst rasch zu.
Die Abrechnungen Dezember 2022 werden erst im Januar 2022 bearbeitet. Sollte eine Bearbeitung unbedingt noch in diesem Jahr erfolgen, nehmt bitte mit FNC Kontakt auf und sendet uns die Kreditkartenbelege fortlaufend zu.
HR-Workflows
Letzte Genehmigungen von HR-Workflows sind bis Freitag, 09. Dezember 2022, möglich. Bei Fragen hierzu nehmt bitte direkt mit POD Kontakt auf.
Bitte sendet auch die Formulare «Abrechnung für im Auftrag der ETH geleisteten Dienste» und «Abrechnung für Gastreferenten» vollständig mit allen Beilagen frühzeitig an FNC. Diese Formulare müssen ebenfalls bis spätestens 09. Dezember 2022 bei der zentralen HR-Abteilung eintreffen.
Genehmigungen
FNC bittet alle Budgetverantwortlichen und Budgetmanager:innen am Donnerstag, 15. Dezember 2022. dafür zu sorgen, dass alle offenen Vorgänge in ETHIS noch bis 16.00 Uhr genehmigt werden. Bitte teilt Eure Erreichbarkeit an diesem Tag Euren Budgetassistent:innen – und auch FNC mit. Vielen Dank!
Rechnungen, die bereits für das Jahr 2023 eintreffen, sollen bitte erst ab Januar 2023 in ETHIS erfasst werden.
Bei Unklarheiten oder Fragen wendet Euch bitte direkt an FNC fnc@library.ethz.ch.